Az esküvőszervezés első lépése mindig a megfelelő esküvői helyszín kiválasztása. Ez nem könnyű feladat, az álomhelyszínnek nemcsak a pár tetszését kell elnyernie, ezen túl számos egyéb kritériumnak is meg kell, hogy feleljen.

Miért kezdjük mindig a helyszín kiválasztásával a szervezést?

Először is azért, mert ez befolyásolhatja az esküvő dátumát. Nem biztos, hogy egy adott helyszín pont arra a napra elérhető, amit a pár első körben esküvői dátumnak elképzelt. Lehet, hogy kompromisszumot kell kötni és a helyszín szabad dátumaihoz igazítani az esküvő időpontját.  Amíg nincsen lefixált időpontunk, addig nem tudjuk befoglalni a többi esküvői szolgáltatót sem.

A helyszíneknek van egy maximális befogadóképessége, amire érdemes figyelni az esküvő létszámának meghatározásakor. Általában nem a gombhoz keressük a kabátot, tehát az esküvő tervezett létszámához választjuk a helyszínt, de előfordulhat, hogy még a létszám pontos ismerete nélkül, a keresett hangulat alapján járjuk be a lehetséges helyszíneket és végül a kiválasztott helyszín méretéhez igazítjuk a vendéglétszámot. Akár így történik, akár úgy, egy 100 főre tervezett rendezvényterembe nem tudunk 150 főt
bezsúfolni.

A választás számtalan egyéb részletkérdést is befolyásolhat:

Milyen felszolgálási módok valósíthatóak meg az adott helyszínen?

Bizonyos helyszínek nem vállalnak tányérszervízes vacsorát, mert ehhez nem elegendő a konyha kapacitása és csak büféasztalos kínálást, esetleg grill vacsorát tudnak megvalósítani. Elképzelhető az is, hogy ha a befogadóképesség felső határán van a vendéglétszám, akkor nem férnek el a büféasztalok és kizárólag felszolgált vacsorára van lehetőség.

Van-e a közelben szállás?

Ha sok vendég jön messziről vagy külföldről, akkor általában fontos szempont, hogy legyen szálláslehetőség a helyszínen vagy a közelében.

Milyen a helyszín megközelíthetősége?

Belvárosi helyszín esetén, ahol nem megoldott a parkolás, kommunikálni kell a vendégek felé, hogy lehetőség szerint taxival jöjjenek vagy fuvart biztosítani a számukra. Fizetős parkolás esetén felmerülhet, hogy ki fizeti a parkolást? Vannak olyan helyszínek, ahol ezt a pár átvállalhatja.

Milyen lehetőség biztosított a helyszíni szertartásra?

Van-e kert, terasz, saját kápolna, esetleg különterem, ha az esküvői szertartást a helyszínen szeretné tartani a pár.

Amennyiben önállóan szervezitek esküvőtöket és helyszín választás előtt álltok, a fentieken túl az alábbiakra érdemes még figyelmet fordítani:

Mindig kérdezzétek meg a helyszín pontos méretét és úgy számoljatok, hogy kb. 2 nm/fő szükséges ahhoz, hogy a vendégek kényelmesen elférjenek és maradjon hely a tánctérnek is. Fontos tisztázni a bérleti díjat és ennek tartalmát, hány óráig vehetitek igénybe a helyszínt, benne van-e pl. a takarítás, technikai ügyelet, biztosít-e a helyszín bútorokat, textileket vagy mindezért külön felárat számítanak fel. Érdemes rákérdezni, hogy kizárólagos partnerekkel dolgoznak-e (pl. party service cég, dekoratőr stb.) vagy az általatok választott szolgáltatók is dolgozhatnak a helyszínen. Nézzétek meg a mosdók darabszámát, állapotát, a hűtési lehetőséget az esküvői tortának. Nem minden helyszínen van tortahűtő és ebben az esetben éjszakai szállítást kell kérni, amit a cukrászdák általában felár ellenében vállalnak. Előfordul, hogy azok a helyszínek, ahol van saját cukrászat, nem engedik be az aprósüteményt és az esküvői tortát, hanem tőlük rendelhető, erre is kérdezzetek rá. Amennyiben a helyszín biztosítja a vendéglátást, fontos tisztázni a menü és italcsomag árakat és ezek tartalmát, van-e hosszabbítási
díj, dugódíj, be lehet-e vinni a rövid italokat az adott helyszínre és milyen feltételekkel. Egy esküvő Nektek és vendégeiteknek hajnalban véget ér, de a szolgáltatóknak és a helyszínnek nem, hiszen mindent le kell bontani az esküvő után. Az építési-bontási feltételeket is előre pontosítsátok, hány órakor lehet
kezdeni, meddig kell végezni, van-e másnap rendezvény, aminek az építése ezt esetleg befolyásolja.

Óva intelek Benneteket attól, hogy kizárólag a szépsége és a hangulata alapján döntsetek egy helyszínről, érdemes a külsőségeken túl minden részletre pontosan rákérdezni.

Jó készülődést kívánok!